POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

OBJETIVO

Garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja la Compañía dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

​

ALCANCE

Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de ABC TRAINING & CONSULTING S.A.S.

 

De igual forma aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.

 

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ABC TRAINING & CONSULTING S.A.S., con domicilio principal en la Carrera 75 N°86B-104 en la ciudad de Barranquilla – Atlántico.

Correo electrónico: alexbolivarc@hotmail.com, teléfono (+5) 3191775-300 8808419

 

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.

3. Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.

4. Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.

6. Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la Compañía.

7. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.

8. Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a ABC TRAINING & CONSULTING S.A.S.

9. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

11. Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

POLÍTICA

​

Generales

• ABC TRAINING & CONSULTING S.A.S., en adelante la Compañía, identificada con NIT 900.690.250-9, con domicilio principal en la Carrera 75 N°86B-104 en la ciudad de Barranquilla, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

• Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a disposición el correo electrónico alexbolivarc@hotmail.com y el Teléfono: (+5) 3191775 -3008808419

• Toda área o colaborador de la Compañía que por sus funciones esté encargado del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.

• La Compañía debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento.

 

Principios para el Tratamiento de datos personales

• La Compañía en el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: La Compañía cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

• Principio de finalidad: La Compañía informa a los Titulares la finalidad especifica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal el uso de datos para el desarrollo de nuestra actividad comercial, elaborar registros contables, reportar a las empresas del estado y para todos los fines fiscales, administrativos, operativos, y de recursos humanos de la Compañía.

• La Compañía suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

• Principio de libertad: La Compañía solo podrá ejercer el tratamiento de datos personales con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. ABC TRAINING & CONSULTING S.A.S., no comparte ni vende la información del Titular con ninguna persona natural jurídica externa no autorizada.

• Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando ABC TRAINING & CONSULTING S.A.S., considere, que esa divulgación sea necesaria para:

1. Evitar una responsabilidad legal.

2. Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.

3. Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.

4. Ejercer derechos o cumplir obligaciones en el marco de la relación contractual o de los derechos legales de la empresa.

• Lo anterior, siempre de conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

• Principio de veracidad o calidad: La información facilitada por el Titular deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. El Titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a la Compañía.

• Principio de transparencia: La Compañía facilita al Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: En el tratamiento de la información la Compañía se  acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y de la Constitución. En este sentido la Compañía solo hará tratamiento de los datos con autorización del Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

• La Compañía puede publicar bases de datos personales en la Intranet siempre que el acceso este controlado de acuerdo a las políticas de la Compañía y se cuente con autorización previa del Titular de los datos personales o terceros autorizados para el tratamiento de la información.

• Principio de seguridad: La Compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: La Compañía garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el tratamiento. Los colaboradores de la Compañía encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.

• Los trabajadores y aspirantes en procesos de selección autorizan en su calidad de Titulares de los datos personales, al aceptar esta política autorizan a ABC TRAINING & CONSULTING S.A.S., a:

• Tratar su información personal con la finalidad de ejecutar y desarrollar el contrato de trabajo, así como cumplir con las normas laborales, de seguridad social y riesgos laborales, otorgar beneficios al trabajador y a sus beneficiarios, así como cualquier otra finalidad para llevar a cabo la relación entre sus empleados y empleador bajo el contrato laboral y bajo la ley aplicable. La Compañía trata datos personales de candidatos a empleos, empleados activos, retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarias, así como otras personas que tengan o hayan tenido un contrato de trabajo con la Compañía.

 

POLÍTICAS

 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Compañía únicamente puede tratar datos sensibles cuando:

1. El Titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento

2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los  representantes legales deberán otorgar su autorización.

3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los Titulares.

 

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La Compañía ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento, previo, expreso e informado de todo proveedor, cliente o colaborador del cual recibe el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.

 

No es necesaria la autorización cuando se trate de:

• Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública

• Casos de urgencia médica o sanitaria

• Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos

• Datos relacionados con el registro civil de las personas

 

CONSULTAS DE DATOS

El Titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico alexbolivarc@hotmail.com.  Por solicitud del Titular, la Compañía suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del Titular.

 

La Compañía responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de la información tratada por la Compañía tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales

2. Solicitar prueba de autorización otorgada a la Compañía, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización: o Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial o Datos de naturaleza pública o Urgencia médica o sanitaria o Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos o Datos relacionados con el registro civil de las personas.

3. Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la Compañía no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la Compañía.

7. El Titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo alexbolivarc@hotmail.com

 

RECLAMOS DE TITULARES DE LA INFORMACIÓN

El Titular o el causahabiente podrá previa acreditación del derecho, realizar un reclamo ante la Compañía para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la Compañía incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

 

Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

 

Para los clientes, proveedores de bienes o servicios, empleados, exempleados y otras personas que nos suministren sus datos, podrán contactar al área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos por medio del correo electrónico alexbolivarc@hotmail.com, telefónicamente llamando al número celular 300 8808419, al número fijo (5)3191775 o a través de comunicación escrita dirigida a la Gerencia ubicada en la Carrera 75 N°86B-104, ASUNTO: DATOS PERSONALES.

 

Los reclamos deben contener:

• Identificación del Titular

• Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo

• Dirección

• Documentos de los cuales se quiera hacer valer. Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias. La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo.

 

En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.

 

La Compañía responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento. Los reclamos presentados por los Titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos.

 

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encardado del Tratamiento.

 

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Compañía suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

• Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales, previa acreditación de la calidad en que se actúa.

• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Terceros autorizados por el Titular o por la ley. La Compañía suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del Titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.

 

TRANSFERENCIAS DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

La Compañía transfiere los datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:

• El Titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia

• El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública

• Se trate de transferencias bancarias o bursátiles

 

Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte

• Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.

• Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales

 

EXCEPCIONES

La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:

• Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

• Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

• Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.

 

VIGENCIA

La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 1  de Julio de 2017 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.